根据国务院应对新型冠状病毒感染肺炎疫情(以下简称“新冠疫情”)联防联控机制印发《关于切实加强疫情科学防控有序做好企业复工复产工作的通知》的要求和精神,新冠疫情下,如何在确保员工生命安全和身体健康的同时,实现复工复产,是每一个企业必须面对和思考解决的问题。

对金融(融资)租赁公司而言,最直接的影响莫过于项目现场尽调、合同现场面签等工作难以开展。就此,本文重点分析了在新冠疫情下金融(融资)租赁公司视频“面签”的相关问题,包括视频签约是否合法合规?视频签约操作中应注意哪些事项?司法实践中视频签约的有哪些争议点及如何避免?

视频签约的合法合规性分析

(一)是否“合法”?

金融(融资)租赁公司与客户经过磋商,就某一融资租赁项目达成合作意向,拟定双方均认可的合同文本,协商一致通过视频方式见证签约过程,实现“面签”,即本文所谓的“视频签约”。

根据民法总则、合同法规定,当事人订立融资租赁合同,应当具有相应的民事权利能力和民事行为能力,并采用书面形式达成真实的一致意思表示。除法律另有规定或者当事人另有约定,融资租赁合同自签订时生效。至于采用“现场面签” 还是“视频签约”,法律并未作出任何强制性规定,纯属于交易各方意思自治的范围。

进言之,此处的“视频签约”与融资租赁合同的成立与生效无关,其仅为对签约过程的记录,以“证明” 融资租赁合同的成立与生效。实践中,基于各方相互之间的信任,采用邮寄合同文本由各方先后签署的方式大有存在。此时,没有“视频签约”这一证据材料,并不因此影响合同的成立与生效。

同时,根据民事诉讼法第63条以及《最高人民法院关于适用<中华人民共和国民事诉讼法>的解释》第116条关于证据的规定,视听资料包括录音资料和影像资料。电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换……等形成或者存储在电子介质中的信息。存储在电子介质中的录音资料和影像资料,适用电子数据的规定。由此可见,“视频签约”具有证据法上的正当性。通过视频签约将签约的过程以视听资料、电子数据的形式留存作为证据,以证明签约的客观真实性以及合法性,通常能得到人民法院的支持。
(二)是否“合规”?

目前,监管机构对金融(融资)租赁公司的合同签订的规定主要有:

1.《关于加强信贷管理严禁违规放贷的通知》(银监办发〔2014〕40号,以下简称“40号文”)第二条规定:在贷款合同签订和发放阶段,要坚持合同面签制度,严防在未落实贷款条件或客户经营发生重大不利变化情况下发放贷款”的规定。

2.中国银行业监督管理委员会关于印发《商业银行授信工作尽职指引》的通知(银监发〔2004〕51号)第40条规定:商业银行授信实施时,应关注借款合同的合法性。被授权签署借款合同的授信工作人员在签字前应对借款合同进行逐项审查,并对客户确切的法律名称、被授权代表客户签名者的授权证明文件、签名者身份以及所签署的授信法律文件合法性等进行确认。

3.《金融租赁公司管理办法》(中国银监会令2014年第3号)第30条规定:金融租赁公司应当按照全面、审慎、有效、独立原则,建立健全内部控制制度,防范、控制和化解风险,保障公司安全稳健运行。第31条规定:金融租赁公司应当根据其组织架构、业务规模和复杂程度建立全面的风险管理体系,对信用风险、流动性风险、市场风险、操作风险等各类风险进行有效的识别、计量、监测和控制,同时还应当及时识别和管理与融资租赁业务相关的特定风险。

根据上述规定,银保监会对合同面签提出了具体要求,旨在确保会管机构交易资产安全,促进会管机构审慎经营。实践中,金融租赁公司为落实银保监会的上述规定,一般会制定与其经营相匹配的合同面签相关的公司制度;对于融资租赁公司而言,鉴于根据《关于融资租赁公司、商业保理公司和典当行管理职责调整有关事宜的通知》(商办流通函[2018]165号)的规定,自2018年4月20日起,商务部已将对融资租赁公司的业务经营和监管规则职责划给银保监会,因此上述规定可参照适用于融资租赁公司。

新冠疫情发生后,银保监会发布《关于加强银行业保险业金融服务 配合做好新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作的通知》银保监办发〔2020〕10号(以下简称“10号文”)规定:“各银行保险机构要全力协助有关部门和地方政府做好新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控,坚决落实各项工作要求。……适当调整工作计划和考核要求,减少人员聚集和客户集中拜访。各银行保险机构要进一步加大对疫区的支持,减免手续费,简化业务流程,开辟快速通道。”

中国人民银行等五部门联合发布《中国人民银行 财政部 银保监会 证监会 外汇局关于进一步强化金融支持防控新型冠状病毒感染肺炎疫情的通知》银发〔2020〕29号(以下简称“29号文”)规定:“对受疫情影响较大领域和地区的融资需求,金融机构要建立、启动快速审批通道,简化业务流程,切实提高业务办理效率。在受到交通管制的地区,金融机构要创新工作方式,采取在就近网点办公、召开视频会议等方式尽快为企业办理审批放款等业务。”

10号文和29号文对金融(融资)租赁公司在疫情期间的业务经营等给出了方向性的建议,明确指出创新工作方式,简化业务流程,开辟快速审批通道,10号文中还特别指出应减少人员聚集和客户集中拜访。

有鉴于此,采用视频签约的方式,将“面对面”签约变为“屏对屏”,既兼顾了疫情防控,又不妨碍业务开展,不失为一种优选方案。

某些金融(融资)租赁公司或许担心:40号文明确规定“在贷款合同签订和发放阶段,要坚持合同面签制度”,视频签约会否违反该规定?我们认为:根据《上市公司股东大会规则》第20条规定[1],股东可通过网络或其他方式接入视为出席现场会议,但必须要在公司设置主会场。《商业银行公司治理指引》第29条规定,董事会会议可以采用会议表决(包括视频会议)和通讯表决两种表决方式。在此背景下,视频参会及表决的合法合规性均得以认可。在疫情防控的特殊时期,对于金融(融资)租赁公司而言,以视频签约方式实现“面签”,虽非传统意义上的面对面的现场签约,但在保障交易安全的前提下,可视为一种创新方式。但各企业在具体操作时,可事先与当地监管机构沟通并获得支持。

同时,为保证合规性,建议金融(融资)租赁公司根据公司章程等内部规定,及时就特殊时期的面签方式统一下发通知,以方便业务人员开展工作;必要时可以修改合同/面签管理办法,增加视频签约的相关规定,保证制度与实践的统一;特别建议:修改合同条款,增加说明视频签订合同的相关条款。

视频签约的操作流程

为切实做好视频签约工作,我们整理了以下要点,谨供金融(融资)租赁公司参考:

(一)签约前

1.提前取得签约方的营业执照等复印件、签字人员的身份证复印件及授权文件、签字及印章样本(以下简称“签章样本”),获得其签署并履行该合同所需的一切批准或授权,确保签约方具有“完全的民事行为能力和权利能力”。

2.提前将合同文本以邮件附件形式发给签约方并在邮件正文中写明视频签约的时间、地点、参与人员;特别注意应在正常上班时间、各自日常办公场地的会议室签约,签约人员尽量为法定代表人或者总经理。

3.建议在发给签约方的PDF签约版本上加水印,以保证签约版本的正确性;也可由金融(融资)租赁公司打印出来后做好特殊标记然后寄给签约方。(如金融(融资)租赁公司先签署,则不存在前述版本问题)

4.反复调试设备,确保签约视频完整、清晰、可辨识度高。

(二)签约中

1.指定一名专门人员对视频签约事项做一个简要介绍,包括签约前期准备情况,当天出席人员身份的逐一核对。

2.要求签约方现场即时传送一份签字、印章扫描件,与己方已取得的签章样本进行比对。

3.核验视频中呈现的合同与己方之前文本的一致性,即视频签订的合同是双方均予以认可的合同,内容完全一致。

4.要求在合同的每一页都需要签字,并且每签一页,在视频中展示一页,截取清晰的视频屏幕图片,予以保存。

5.可以请双方共同认可的律师参与视频面签过程,并提供见证意见书。必要时,也可以请公证员参与视频面签过程,并提供公证文书。但律师与公证员的参与,需要事先与签约方当地律所或公证处进行沟通。

6.要求签约方提前联系好快递公司(中国邮政优先)的工作人员,在签完后立即将合同盖章文本交付给快递公司,并将单号在视频中予以展示。

(三)签约后

1.收到经视频签约的文件后,扫描并以电子邮件附件的形式发至签约方,再次对合同内容进行确认。

2.以电子邮件附件形式发给签约方一份上述签约视频文件,并要求签约方进行确认。

3.疫情结束后,金融(融资)租赁公司可视需要至签约方处补充面签程序(视各家机构具体要求而定)。

视频签约的风险提示及建议

(一)注意查看签订合同是否为签约方的真实意思表示

金融(融资)租赁公司应当特别注意签订合同是否为承租人或担保人等签约方的真实意思表示,要以防签约方签完后主张合同是受胁迫而签,或者存在加盖假章、调换签字等情形。特别提示,应在视频签约时向签约方提示合同中重要条款、签约方的义务条款以及签约方不履行合同的法律风险。

参考案例:在原告罗咏琪与被告陈廷辉民间借贷纠纷(广东省汕头市中级人民法院,(2018)粤05民终206号)中,原告称被告在帮助其在某借款平台通过视频签约的方式贷款时,在原告不知情的情况下多贷了1万元。虽然在该案中原告未向借款平台主张多贷的1万元不是其真实意思表示,但从该案中可见视频签约的签约人的真实意思,无法像当面签约时容易掌握。

夏洲重工公司与中国电建公司、成都利君公司等融资租赁合同纠纷(北京市第二中级人民法院,(2019)京02民终13520号)中,成都利君公司对于其与中国电建公司签订的《回购合同》真实性不予认可,并申请对合同专用章及“陈张家”的签名的真伪进行鉴定,鉴定机构作出了不是同一枚印章盖印的鉴定意见。因此,成都利君公司与中国电建公司签订的《回购合同》非当事人真实意思表示,法院对于其真实性不予认可。

(二)注意保留签约过程的证据

金融(融资)租赁公司在进行视频签约时应当注意保留相应的证据,完整、清晰地记录整个签约过程,以备后续如产生纠纷时,可以作为证据使用。

参考案例:在原告张宝妹、张文佳与被告王海涛、第三人上海三生房地产经纪事务所房屋买卖合同纠纷(上海市普陀区人民法院,(2014)普民四(民)初字第2877号)中,原告主张2014年4月9日完成视频签约,但双方未形成书面文件,故在被告对视频签约不予认可的情况下,原告应就双方通过视频完成签约承担举证责任。然,原告未提供相应的证据证明2014年4月9日其通过视频向被告及中介展示已经签署完毕的居间协议及买卖协议,法院对原告主张2014年4月9日完成视频签约的事实不予采信。

(三)尽快履行合同,确保合同成立

根据合同法第36条、第37条规定,当事人未采用书面形式但一方已经履行主要义务,对方接受的,该合同成立。采用合同书形式订立合同,在签字或者盖章之前,当事人一方已经履行主要义务,对方接受的,该合同成立。所以,只要承租人于合同签订后尽快支付租赁服务费、保证金,金融(融资)租赁公司在收到相关款项后尽快支付全部或者部分租赁物购买价款,即可保证金融(融资)租赁公司的合同权益。

参考案例:在原告浙江海滨建设集团有限公司与被告上海正海房地产开发有限公司建设工程施工合同纠纷案(上海市第二中级人民法院,(2009)沪二中民二(民)初字第3号)中,被告辩称,其从未与原告签订过施工合同,原告只是向被告的总包方住豪公司取得基坑围护工程分包项目,原告无权直接向被告主张工程款。法院认为,原告与被告虽未按法律规定采用书面形式订立建设工程施工合同,但从2008年7月施工会议纪要可反映,原告已完成了大部分的施工,履行了建设工程施工合同的主要义务,被告也已实际使用,双方已形成了事实上的权利义务关系,故原告与被告的建设工程施工合同关系成立。

结语

综上,新冠疫情下,金融(融资)租赁公司通过谨慎操作视频签约的方式解决面签的问题,可以在保障合法合规性的同时,及时达成合约,推进项目落地。该等操作,既减少了人员流动和聚集,有效疫情防控,又可为复工复产助力,为稳定经济社会大局贡献力量,值得借鉴推广。